Planning traceur

Mémorandum pour identifier les étapes à suivre lorsqu’on est en charge du traçage d’une CO. Objectif : respecter une logique pour éviter travaux inutiles, doublons et erreurs de balisage.
Le timing entre parenthèses indique la deadline limite à laquelle l'étape indiquée devrait être faite. À appliquer avec souplesse bien sûr, on ne maîtrise pas toujours tous les éléments (disponibilité de la carte, réactivité de l'Administration Forestière, ...).

1/ PROJETS de circuits (J-90)

Lorsque les infos préliminaires (centre de courses, départ, arrivée, …) sont fixées, et après première discussion avec le contrôleur : premier projet de circuits à réaliser « en chambre », sur carte et/ou PurplePen (à préférer à OCAD car gratuit et plus pratique). Une reconnaissance sur le terrain est bien entendu possible voire souhaitable, mais pas de prébalisage à ce stade.
>> À lire avant de poser le premier cercle sur la carte : le guide de bonne pratique du traceur

Utiliser des chiffres pour nommer les circuits, en suivant le format de course (régionale 9 circuits, nationale, ...).
Penser à se référer au « Vade-mecum des parcours enfants » disponible sur le site FRSO.

2/ CONTRÔLE par le contrôleur (J-80)

Traceur et contrôleur se concertent pour améliorer et peaufiner les parcours.

3/ VALIDATION par l’Administration Forestière et/ou le contrôleur ABSO (J-60)

Étape indispensable avant le travail sur le terrain, sous peine de devoir modifier des prébalises… Attention, certaines administrations imposent un délai minimal pour soumettre les parcours (exemple : 40 jours avant le jour J en Forêt de Soignes flamande) !

Avant l’étape 4, il faudra :

• numéroter les postes en fonction des numéros SPORTident disponibles (depuis 2025 le club possède son propre matériel - voir l'inventaire dans le drive, 'Documents Coordinateurs' – Matériel)
• encoder les descriptions de poste (veiller notamment au positionnement de la balise par rapport à l’objet en fonction des parcours).

4/ PRÉBALISAGE sur le terrain (J-45)

Réalisé par le traceur, sur base des circuits pré-définitifs. Des changements peuvent encore survenir en fonction des aléas du terrain (carte incorrecte, nouvelles coupes, zones interdites, etc.), mais on a ainsi évité de prébaliser des postes qui auront été modifiés lors de l’étape 2 ou 3.
Un poste qui pose problème (ambigu, cartographie non satisfaisante, …) doit être remplacé par un autre.
Note concernant les prébalises : utiliser du scotch clair (PAS LE BRUN QUI SE CONFOND AVEC LES FEUILLES...) ou de la rubalise. Accrocher des morceaux suffisamment longs (au moins 50 cm) à minimum 1 m du sol, à hauteur de l’endroit précis où devra être plantée la balise (cf description de poste).

5/ CORRECTION des parcours (J-40)

En fonction des changements lors du prébalisage. C’est à cette étape qu’on procédera aussi aux éventuelles modifications cartographiques (faire appel - suffisamment à l'avance - à la CTC si nécessaire).

6/ CONTRÔLE DU PRÉBALISAGE (J-14)

Par le contrôleur, sur base des dernières versions des parcours et de la carte. Cette étape est parfois combinée avec celle du prébalisage : traceur et contrôleur se rendent ensemble sur le terrain, chacun prébalise la moitié des postes puis contrôle ceux de l'autre.

7/ FINALISATION du fichier (J-14)

Finaliser la mise en forme de circuits (découpage des cercles, positionnement des numéros : voir « Final polish » dans l’aide Purple Pen pour plus de détails). À faire valider par Christophe. Il reste à transférer les données à l’équipe informatique (export XML pour Helga) et aux responsables « impression » (voir ci-dessous).

8/ IMPRESSIONS (J-7)

Cartes : actuellement, géré par Christophe -> se concerter avec lui.
Descriptions de postes : à charge du traceur (voir avec le précité pour les quantités).

Tous commentaires et suggestions sont bien entendu les bienvenus.