Mémo chronologique

1. Types de compétition - international (3JB / autre) -national (CB / nationale) -régional (4 Couleurs / 9 Couleurs / autre )

2. Format de course - Longue Distance - Moyenne Distance - Sprint - Relais - Nuit - Raid - OrienTRAIL - autres

3. Acteurs - coordinateur - traceur (traceur stagiaire) -contrôleur (interne à la structure qui organise / extérieur / stagiaire / Event Advisor IOF) - le jury - la CT

4. Documents de référence -RS FRSO -RS ABSO-BVOS - Rules IOF - cahier des charges « aspect médical «   - cahier des charges « aspect sécurité » - aspect subventions

5. Aide mémoire chronologique 5.1. Préliminaires -accès au bois (DNF, communes, …) -réalisation de la carte -réservation aux calendriers FRSO / ABSO /IOF

5.2. « Mois M – 12 » - fixation du CC - autorisations DNF / Communes à finaliser - arena , parking, arrivée, départ(s) - désignation coordinateur / traceur / contrôleur

5.3. « Mois M – 6 » - promotion « papier » & « électronique » -invitation et sa diffusion - facette sécurité / Police, etc… - désignation MMr ou MMme Inscriptions, Catering, GEC, « dans le bois », départs , Matériel - matériel EMIT à réserver - élaboration des circuits et présentation au contrôleur

5.4. « Mois M – 3 » - prébalisage et contrôle - soumission éventuelle au DNF - construction organigramme - anticipation du matériel nécessaire - table de récompenses

5.5. « Mois M – 1 »  - réception et gestion des inscriptions - constitution du jury -finalisation circuits et descriptions de postes -mise en page de la carte -contacts relations publiques

5.6. « Semaine S-2 » - prise en charge du matos EMIT

5.7. « Semaine S-1 » - commande cartes imprimeur - ultime vérification des prébalises - gestion des temps de départ

5.8. « Jour J-1 » - pose des postes / consignes strictes - fléchage auto / piétons - installations des infrastructures parking, accueil, arrivée, départ

5.9. « Jour J » - contrôle des postes - ravitaillements - parking - accueil - départ - arrivée

- GEC

- Horeca - media, photos - remise des prix - publication résultats - retrait postes - rangement matos

5.10. Après le jour J -rapport contrôleur -retour matos EMIT et locations EMIT à communiquer - remerciements internes / externes - reportage photos