Mémo chronologique
1. Types de compétition
- international (3JB / autre)
- national (CB / nationale)
- régional (4 couleurs / 9 couleurs / autre )
2. Format de course
- Moyenne distance
- Sprint
- Relais
- Nuit
- Raid
- OrienTRAIL
- autres
3. Acteurs
- coordinateur
- traceur (traceur stagiaire)
- contrôleur (interne à la structure qui organise / extérieur / stagiaire / Event Advisor IOF)
- le jury
- la CT
4. Documents de référence
- RS FRSO
- RS ABSO-BVOS
- Rules IOF
- cahier des charges « aspect médical »
- cahier des charges « aspect sécurité »
- aspect subventions
5. Aide mémoire chronologique
5.1. Préliminaires
- accès au bois (DNF, communes, …)
- réalisation de la carte
- réservation aux calendriers FRSO / ABSO /IOF : « Année N - 2 »
- « Courant Année N-1 » : paiement de la caution indispensable à l'inscription au calendrier
5.2. « Mois M – 12 »
- fixation du CC
- autorisations DNF / Communes à finaliser
- arena , parking, arrivée, départ(s)
- désignation coordinateur / traceur / contrôleur
5.3. « Mois M – 6 »
- promotion « papier » & « électronique »
- invitation et sa diffusion
- facette sécurité / Police, etc.
- désignation MM ou Mmes Inscriptions, Catering, GEC, « dans le bois », départs , Matériel
- matériel EMIT à réserver
- élaboration des circuits et présentation au contrôleur
5.4. « Mois M – 3 »
- prébalisage et contrôle
- soumission éventuelle au DNF
- construction organigramme
- anticipation du matériel nécessaire
- table de récompenses
5.5. « Mois M – 1 »
- réception et gestion des inscriptions
- constitution du jury
- finalisation circuits et descriptions de postes
- mise en page de la carte
- contacts relations publiques
5.6. « Semaine S-2 »
- prise en charge du matos EMIT
5.7. « Semaine S-1 »
- commande cartes imprimeur
- ultime vérification des prébalises
- gestion des temps de départ
5.8. « Jour J-1 »
- pose des postes / consignes strictes
- fléchage auto / piétons
- installations des infrastructures parking, accueil, arrivée, départ
5.9. « Jour J »
- contrôle des postes
- ravitaillements
- parking
- accueil
- départ
- arrivée
- GEC
- Horeca
- media, photos
- remise des prix
- publication résultats
- retrait postes
- rangement matos
5.10. Après le jour J
- rapport contrôleur
- retour matos EMIT et locations EMIT à communiquer
- remerciements internes / externes
- reportage photos
